Δημιουργία βάσης δεδομένων στο Excel για πελάτες με παραδείγματα και πρότυπα. Αποτελεσματική διαχείριση μιας πελατειακής βάσης σε μια μικρή εταιρεία Τι πρόγραμμα για τη διαχείριση των πελατών προμηθευτών

Για να διατηρήσουμε την πελατειακή βάση στην εταιρεία μας μέσω δοκιμής και λάθους, επιλέξαμε το Exiland Assistant. Μετά την εφαρμογή αυτού του συστήματος, το τμήμα πωλήσεών μας έδειξε θετική δυναμική, η ομάδα άρχισε να εργάζεται πιο αποτελεσματικά από πριν. Η ταχύτητα διεκπεραίωσης παραγγελιών έχει αυξηθεί κατά 22% και έχουμε λάβει καλή ανταπόκριση από τους πελάτες μας.

Ο διευθυντής πωλήσεων είναι ένα ενδιαφέρον και ασυνήθιστο επάγγελμα που μπορεί να μάθει ο καθένας: ένας φοιτητής, ένας καθηγητής, ένας μουσικός. Ωστόσο, πετυχαίνωΔεν πετυχαίνουν όλοι σε αυτή τη θέση. Η επιτυχία ενός διευθυντή εξαρτάται τόσο από τις προσωπικές του ιδιότητες, το ταλέντο στις πωλήσεις και από την κατοχή της συσσωρευμένης πελατειακής βάσης. Αυτοί οι μάνατζερ είναι που παραμένουν πάντα στην κορυφή του κύματος.

Έχοντας μια δομημένη λίστα επαφών με διευθύνσεις, γρήγορη αναζήτηση, γνωρίζοντας ποιον να καλέσετε σήμερα - αυτή είναι η βάση για επιτυχημένες πωλήσεις.

Ακόμα κι αν έχετε έναν μικρό οργανισμό, θα πρέπει τώρα να φροντίζετε για τη σωστή αποθήκευση και ενημέρωση των επαφών των επιχειρήσεων και των ανθρώπων.

Η διατήρηση μιας βάσης δεδομένων πελατών θα πρέπει να είναι εύκολη

Η επιλογή ενός εργαλείου είναι ένα σημαντικό βήμα

Χρειαζόμασταν ώστε το πρόγραμμα να είναι τόσο απλό που ένας νέος υπάλληλος θα μπορούσε να εργαστεί σε αυτό από την πρώτη μέραέτσι ώστε να μην χρειάζεται να προσλάβετε ξεχωριστό υπάλληλο για να διατηρήσει τη λειτουργικότητα του συστήματος και να εκπαιδεύσει τους διαχειριστές. Επιπλέον, υπήρχε επείγουσα ανάγκη συνδυάζουν όλους τους πελάτες σε μια κοινή βάση δεδομένωνώστε όλοι οι εργαζόμενοι της εταιρείας να μπορούν να δουλέψουν με αυτό από τους υπολογιστές τους.

Για να καταγράψετε πελάτες και, γενικά, μια βάση δεδομένων επαφών, χρειάζεστε βολικό, απλό και λειτουργικόεργαλείο λογισμικού - το λεγόμενο σύστημα CRM (σύστημα σχέσεων με τους πελάτες). Όμως, δυστυχώς, τα περισσότερα CRM είναι αρκετά δυσκίνητα και άβολα, και επίσης ακριβά.

Η αναζήτηση του ιδανικού προγράμματος κράτησε λίγο...

Κατά κανόνα, όσοι μόλις ξεκινούν την επιχείρησή τους διατηρούν μια λίστα στο Excel, αλλά η διατήρηση μιας βάσης δεδομένων πελατών στο Excel με υπενθύμιση είναι αδύνατη. Επομένως, δεν θεωρήσαμε καν το Excel ως βάση δεδομένων.

Ψάχναμε για ένα κατάλληλο πρόγραμμα μεταξύ των διοργανωτών δικτύου πολλών χρηστών, ώστε ο διαχειριστής να μπορεί να δει τη δουλειά όλων των διαχειριστών. Οι διαδικτυακοί διοργανωτές δεν είναι κατάλληλοι για εμάς - αυτοί αποθήκευση δεδομένων στον ιστότοπο του παρόχου υπηρεσιών, ο οποίος δεν παρέχει το απαιτούμενο επίπεδο ασφάλειας δεδομένων. Επιπλέον, είναι χαμηλής λειτουργικότητας.

Το WinOrganizer σάς επιτρέπει μόνο να δημιουργήσετε μια λίστα φίλων και γνωστών (και ακόμη και τότε επιβραδύνεται όταν η βάση δεδομένων μεγαλώνει πολύ), αλλά δεν σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων επιχειρήσεων.

Το Outlook αποδείχθηκε αρκετά δυσκίνητο και επιβραδύνθηκε πάρα πολύ. Επίσης, το Outlook δεν διαθέτει σελιδοδείκτες και το φιλτράρισμα δεν εφαρμόζεται εύκολα, γεγονός που καθιστά δύσκολη την εύρεση μιας συγκεκριμένης καταχώρισης. Για ένα άτομο που εκτιμά τον χρόνο του, αυτό είναι απαράδεκτο, οπότε έπρεπε να το εγκαταλείψουμε και να συνεχίσουμε να ψάχνουμε για ένα πιο κατάλληλο πρόγραμμα.

Ο επόμενος υποψήφιος ήταν η γνωστή Microsoft Access. Αυτό που με απέκλεισε μετά την εγκατάσταση ήταν η έλλειψη απλότητας και διαισθητικότητας. Γρήγορα το απορρίψαμε, καθώς για να δουλέψουμε αποτελεσματικά με αυτό χρειαζόμασταν, τουλάχιστον, να μπορούμε να προγραμματίζουμε σε Visual Basic, να είμαστε εξοικειωμένοι με τα βασικά του σχεδιασμού βάσεων δεδομένων και να γνωρίζουμε την SQL. Η πραγματικότητα της σύγχρονης επιχείρησης είναι τέτοια που οποιοσδήποτε διευθυντής φεύγει αργά ή γρήγορα και θα χρειαστούν τουλάχιστον αρκετοί μήνες για να εκπαιδεύσει έναν νέο υπάλληλο να συνεργαστεί με τη Microsoft Access, η οποία απολύτως απαράδεκτογια εταιρείες σε συνθήκες σκληρού ανταγωνισμού.

Η αναζήτηση άργησε... Ωστόσο, δεν τα παρατήσαμε και μια μέρα αφού κατεβάσαμε έναν άλλο διοργανωτή στην επίσημη ιστοσελίδα, καταλάβαμε ότι είχαμε βρει ακριβώς αυτό που ψάχναμε τόσο καιρό. Αυτό το πρόγραμμα αποδείχθηκε ότι ήταν ο διοργανωτής δικτύου Exiland Assistant Enterprise. Συγκρίθηκε ευνοϊκά με τα ανάλογα του. Για παράδειγμα, στο LeaderTask το πεδίο επαφής δεν περιέχει γραμμές για το Skype, τα κοινωνικά δίκτυα, τα τηλέφωνα δεν διαφοροποιούνται σε σπίτι, κινητό και εργασία, δεν μπορούν να εισαχθούν πληροφορίες για πελάτες, καθώς αυτή η λειτουργία δεν παρέχεται. Γενικά, το LeaderTask είναι περισσότερο ένας διαχειριστής εργασιών παρά λογισμικό διαχείρισης πελατών.

Και το Exiland Assistant έχει όλα όσα χρειαζόμαστε. Μπορείτε επίσης να επεκτείνετε τη δομή δεδομένων - προσθέστε τα δικά σας πεδία εισαγωγής, εάν αυτά που προβλέπονται από το πρόγραμμα δεν επαρκούν. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα ασφαλώς προστατευμένο αρχείο σε έναν από τους υπολογιστέςστο τοπικό δίκτυο της επιχείρησης και όχι κάπου στο cloud.

Συνεργασία με την πελατεία στο Exiland Assistant

Ο διοργανωτής Exiland Assistant διακρίνεται για την απλότητα και την ευκολία του, σύμφωνα με τους υπεύθυνους πωλήσεων ορισμένων ρωσικών εταιρειών. Η βάση πελατών που συσσωρεύεται στο πρόγραμμα Exiland Assistant είναι αποτελεσματικός πόρος στη διαδικασία πωλήσεων.

Διοργανωτής σας επιτρέπει να δομήσετε τις επαφές, διατηρεί λίστες με άτομα και οργανισμούς. Για το σκοπό αυτό, το πρόγραμμα έχει ενότητες «Επαφές» και «Οργανισμοί».

Από τι αποτελείται το πρόγραμμα;

Δωρεάν πρόγραμμα Exiland Assistant Δωρεάν

Το πρόγραμμα διοργανωτή περιλαμβάνει 6 κύριες ενότητες:

Επαφές
Οργανώσεις
Καθήκοντα
Σημειώσεις
Συνδέσεις
Εκδηλώσεις

Στις δύο πρώτες ενότητες μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό αρχείο ατόμων και επιχειρήσεων. Για να διατηρήσετε μια λίστα ατόμων και οργανισμών, οι πρώτες 2 ενότητες + η ενότητα "Εκδηλώσεις" έχουν μεγαλύτερο ενδιαφέρον, καθώς σας επιτρέπουν όχι μόνο να αποθηκεύετε λεπτομερείς πληροφορίες για κάθε άτομο και εταιρεία, αλλά και να προγραμματίζετε εκδηλώσεις για αυτούς: κλήσεις, συναντήσεις, κρατήστε ιστορικό επικοινωνίας μαζί τους, καταγράψτε αποτελέσματα κλήσεωνή αλληλογραφία.

Κλήσεις, συναντήσεις, εργασίες: Πώς να μην χάσετε ούτε έναν αγοραστή;

Σχεδιάστε οποιαδήποτε επιχείρησημε τον πελάτη στην καρτέλα Εκδηλώσεις στην κάρτα ενός ατόμου ή οργανισμού - το ημερολόγιο θα σας υπενθυμίσει το γεγονός εκ των προτέρων, ώστε να μην ξεχάσετε να επικοινωνήσετε έγκαιρα με τον πιθανό πελάτη, να του υπενθυμίσετε την παραγγελία του, να προσφέρετε έκπτωση ή έκδοση τιμολογίου. Αφού συμβεί το συμβάν, σημειώστε το αποτέλεσμα της κλήσης/σύσκεψης κ.λπ. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να διαμορφώσετε μόνοι σας την έγκυρη λίστα τύπων συμβάντων και αποτελεσμάτων στο μενού Εργαλεία/Ρυθμίσεις στην καρτέλα "Εκδηλώσεις" σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Διανομή προσφορών, τιμοκαταλόγων, εμπορικών προσφορών σε πελάτες μέσω e-mail

Βγαίνει νέος τιμοκατάλογος; Έχετε ξεκινήσει μια προσφορά;Μην ξεχάσετε να κάνετε αυτόματη διανομή e-mail σε πιθανούς πελάτεςκατευθείαν από το Exiland Assistant. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει απλώς να συνθέσετε το κείμενο της επιστολής (πρότυπο) μία φορά, να επιλέξετε παραλήπτες από τις επαφές σας, να υποδείξετε το γραμματοκιβώτιό σας από το οποίο σκοπεύετε να στείλετε και να ξεκινήσετε την αλληλογραφία. Όλα αυτά μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας το μενού Εργαλεία/Ενημερωτικό δελτίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις εκδόσεις Personal και Enterprise (αυτή η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη στη δωρεάν έκδοση - στον δωρεάν διοργανωτή μπορείτε να δημιουργήσετε μόνο ένα ενημερωτικό δελτίο και να στείλετε μια δοκιμαστική επιστολή στο καθορισμένο γραμματοκιβώτιο για να ελέγξετε σε ποια μορφή θα παραδοθεί).

Ένας καλός συνδυασμός λειτουργικότητας και απλότητας

Το πρώτο πράγμα που τράβηξε αμέσως την προσοχή μας όταν χρησιμοποιήσαμε για πρώτη φορά το Exiland Assistant ήταν οι δυνατότητές του και η ευκολία χρήσης του. Την επόμενη κιόλας μέρα, όλοι οι μάνατζερ της εταιρείας ήταν ελεύθεροι να εργαστούν σε αυτήν και να διατηρήσουν την πελατειακή τους βάση. Μια ευχάριστη στιγμή που ξεχωρίζει αυτό το ημερολόγιο από τα υπόλοιπα είναι η ευκαιρία για εμάς να:

Προσθέστε νέα και μετονομάστε τα υπάρχοντα ονόματα πεδίων αυστηρά σύμφωνα με τις ανάγκες σας
Δυνατότητα e-mail διανομής προσφορών στη βάση δεδομένων επαφών, τιμοκαταλόγους, εκπτωτικές προσφορές με χρήση προρυθμισμένου προτύπου με αυτόματη αντικατάσταση δεδομένων από τη βάση δεδομένων στις απαιτούμενες θέσεις του προτύπου.
Αυτόματη δημιουργία οποιωνδήποτε εγγράφων στο Word με αντικατάσταση δεδομένων από τη βάση δεδομένων πελάτη σε αυτά.

Πρώτα, κατεβάσαμε και δοκιμάσαμε τη δωρεάν δωρεάν έκδοση του organizer και έχοντας εγκαταστήσει την έκδοση διακομιστή του Enterprise organizer, απλά δεν μπορούσαμε να το χορτάσουμε - όλοι οι εργαζόμενοι μπορούσαν να κάνουν αλλαγές στον υπολογιστή τους και όλες τις αλλαγές στη βάση δεδομένων, μετά από αυτόματο συγχρονισμό με τον διακομιστή, χωρίς την παραμικρή παρέμβαση από εμάς, εμφανίστηκε σε όλους τους υπολογιστές.

Έχοντας δουλέψει λίγο με αυτό το πρόγραμμα, παρατηρήσαμε ένα άλλο διακριτικό χαρακτηριστικό: έχοντας ρυθμίσει τις παραμέτρους ενός συγκεκριμένου εκτελεστή εργασιών στην υπενθύμιση, η υπενθύμιση εμφανιζόταν μόνο στον υπολογιστή του και δεν παρεμπόδιζε άλλους να κάνουν τη δουλειά τους.

Για να μην είμαι αβάσιμος, θα αναφέρω συγκεκριμένα παραδείγματα: Το Exiland Assistant αποτελείται από έξι κύριες ενότητες: Επαφές, Οργανισμοί, Εργασίες, Σημειώσεις, Σύνδεσμοι Διαδικτύου, Εκδηλώσεις. Δεδομένου ότι η εταιρεία μας ενδιαφέρεται κυρίως για τις ενότητες "Οργανισμοί" και "Εργασίες", θα σταθώ σε αυτές λεπτομερέστερα. Αποκρύψαμε τις ενότητες «Επαφές» (ιδιώτες) και «Σημειώσεις» (μέσω Υπηρεσίας/Ρυθμίσεις/Διασύνδεσης), προσαρμόζοντας το πρόγραμμα ειδικά για την εταιρεία μας. Η ενότητα «Οργανισμοί», όπου ξεκινήσαμε να διατηρούμε μια βάση δεδομένων οργανισμών, μετονομάστηκε σε «Πελάτες».

Κάθε διαχειριστής έχει τη δική του ομάδα επαφών (για κάθε χρήστη δημιουργήθηκε μια αντίστοιχη υποομάδα με βάση το επίθετό του) και οι πελάτες, όπως φαίνεται στο σχήμα, βρίσκονται σε διαφορετικές πόλεις. Όταν έρχεται στη δουλειά, ο διευθυντής εργάζεται μεμονωμένα με την ομάδα του, μερικές φορές ελέγχοντας τα δεδομένα άλλων διευθυντών χρησιμοποιώντας μια γρήγορη αναζήτηση (ώστε να μην προσθέσει κατά λάθος τον πελάτη κάποιου άλλου στη βάση δεδομένων του).

Τι είδη προγραμμάτων υπάρχουν;

Συνολικά, το πρόγραμμα Exiland Assistant έχει τρεις εκδόσεις:

Δωρεάν (δωρεάν για έναν χρήστη, με ένα βασικό σύνολο λειτουργιών). Δημιουργήθηκε κυρίως για οικιακούς χρήστες.
Προσωπικά (με πληρωμή για έναν χρήστη με διευρυμένο σύνολο δυνατοτήτων).
Enterprise (δίκτυο πολλαπλών χρηστών). Σχεδιασμένο για εργασίες γραφείου. Σας επιτρέπει να διατηρείτε μια βάση δεδομένων με πελάτες και εργασίες έργου για μια ομάδα χρηστών (κάθε χρήστης μπορεί να έχει τα δικά του δικαιώματα).

Το καθήκον σας, πρώτα απ 'όλα, είναι να κατανοήσετε ποια έκδοση του Exiland Assistant: δίκτυο ή ένας χρήστης είναι κατάλληλη για εσάς να οργανώσει μια βάση πελατών.

Εάν έχετε ήδη αποφασίσει για την έκδοση, μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν τη βάση δεδομένων πελάτη (Δωρεάν ή Enterprise Demo έκδοση) από την επίσημη σελίδα λήψης και να την εγκαταστήσετε, ακολουθώντας τις απλές οδηγίες βήμα προς βήμα στο αρχείο readme.txt

Παρέχεται η μετάβαση μεταξύ των εκδόσεων, ώστε να μπορείτε να μετακινηθείτε εύκολα, για παράδειγμα, από μια δοκιμαστική έκδοση στην πλήρη έκδοση χωρίς να χάσετε δεδομένα.

Δωρεάν έκδοση Δωρεάν (τοπική για έναν χρήστη)

Το πρόγραμμα για τη διατήρηση μιας βάσης δεδομένων πελάτη μπορεί να ληφθεί δωρεάν - αυτή είναι η δωρεάν έκδοση. Έχει ένα βασικό σύνολο χαρακτηριστικών και είναι πιο κατάλληλο για οικιακή χρήση.

Στην ενότητα εργασιών εισάγουμε πληροφορίες σχετικά με το πότε και σε ποιον να στείλουμε τα εμπορεύματα ή να καλέσουμε. Η ενότητα συνδέσμων ιστότοπου είναι η καταλληλότερη για την αποθήκευση ιστοσελίδων προμηθευτών και ανταγωνιστών, γεγονός που μας επιτρέπει να είμαστε πάντα ενήμεροι για τις τελευταίες αλλαγές και να ανταποκρινόμαστε σε αυτές πιο γρήγορα.

Προσωπική έκδοση (τοπική για έναν χρήστη)

Υπάρχει επίσης Προσωπικός διοργανωτής Exiland Assistant Personal- ενός χρήστη, κατάλληλο τόσο για οικιακή χρήση όσο και για μικρό γραφείο για τη διατήρηση βάσης δεδομένων από μεμονωμένο υπάλληλο.

Αν και δεν χρησιμοποιούμε τις ενότητες Επαφές και Σημειώσεις στην εργασία, είναι πολύ βολικές για οικιακή χρήση. Για παράδειγμα, στην ενότητα "Επαφές" μπορείτε να αποθηκεύσετε πληροφορίες σχετικά με τους φίλους, τους γνωστούς, τους συναδέλφους και τους συγγενείς σας. Απλώς κάντε κλικ σε οποιοδήποτε άτομο στον πίνακα και όλες οι απαραίτητες πληροφορίες για αυτό το άτομο θα εμφανιστούν στο πλαϊνό πλαίσιο (πίνακας λεπτομερειών):

φωτογραφία;
μέσα επικοινωνίας (τηλέφωνα, διευθύνσεις e-mail, λογαριασμοί σε κοινωνικά δίκτυα).
διεύθυνση εγγραφής και κατοικίας·
ηλικία;
χόμπι;
και άλλες λεπτομερείς πληροφορίες για το άτομο·

Για ευκολία κατά τη χρήση του προγράμματος στο σπίτι, μπορείτε να αποκρύψετε την ενότητα "Οργανισμοί" και άλλα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια ξαφνική σκέψη, μια συνταγή πίτας ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία σε σημειώσεις και στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, να τη βρείτε γρήγορα χρησιμοποιώντας μια γρήγορη ή λεπτομερή αναζήτηση.

Έκδοση Enterprise για τη διατήρηση βάσης δεδομένων πελατών (δίκτυο πολλών χρηστών)

Για να δημιουργήσετε μια κοινή βάση δεδομένων για ολόκληρη την επιχείρηση, πρέπει να εγκαταστήσετε επιπλέον το τμήμα διακομιστή της, το οποίο ονομάζεται Exiland Assistant Server και παρέχεται δωρεάν με την έκδοση Enterprise. Enterprise έκδοση- για τη διατήρηση μιας ενημερωμένης βάσης δεδομένων πελατών σε έναν οργανισμό όπου απαιτείται πρόσβαση από οποιοδήποτε μηχάνημα στο τοπικό δίκτυο. Ο Exiland Assistant Server είναι ένα ξεχωριστό πρόγραμμα που μπορεί να εγκατασταθεί σε ξεχωριστό υπολογιστή ή στον υπολογιστή ενός από τους χρήστες, ο οποίος είναι πιο συχνά ενεργοποιημένος και προσβάσιμος μέσω του τοπικού δικτύου. Σκοπός του είναι να συγχρονίσει τα δεδομένα υπολογιστή πελάτη με την κεντρική βάση δεδομένων. Σελίδα προγράμματος

Πώς να ξεκινήσετε με το πρόγραμμα;

Κάντε λήψη της δωρεάν έκδοσης εάν η έκδοση για έναν χρήστη είναι αρκετή για εσάς ή της έκδοσης Enterprise Demo εάν σκοπεύετε να εργαστείτε με μια βάση πελατών στο τοπικό δίκτυο ταυτόχρονα με μια ομάδα χρηστών.

Αποσυμπιέστε το αρχείο zip που κατεβάσατε. Θα εμφανιστεί ένας φάκελος στον οποίο θα βρείτε ένα αρχείο readme.txt με απλές οδηγίες εγκατάστασης και διαμόρφωσης βήμα προς βήμα. Η εγκατάσταση είναι αρκετά απλή και έχει σχεδιαστεί για άπειρους χρήστες Η/Υ.

Ένα ωραίο χαρακτηριστικό είναι η παρουσία στο πρόγραμμα μιας ενότητας για την εισαγωγή δεδομένων από Microsoft Excel και OpenOffice Calc, καθώς και από αρχεία csv. Επομένως, εάν διατηρείτε μια λίστα ατόμων στο Excel, μπορείτε εύκολα να την εισαγάγετε στο Exiland Assistant μην πληκτρολογείτε ξανά χειροκίνητα.

Ας το συνοψίσουμε

Το Exiland Assistant είναι ένα καθολικό εργαλείο που είναι τέλειο για τις περισσότερες εργασίες απόκτησης πελατών για διευθυντές πωλήσεων σε οποιοδήποτε τομέα παραγωγής ή υπηρεσιών, καθώς και για οικιακή χρήση. Εκτός από αυτόν θα αντικαταστήσει πολλά προγράμματα ταυτόχρονα: ένα βιβλίο επαφών, ένας φύλακας συνδέσμων και σημειώσεων, ένας φύλακας κωδικού πρόσβασης, ένας οργανωτής (προγραμματιστής εργασιών), ένα πρόγραμμα για την αποθήκευση επαφών, ένα ημερολόγιο σκέψεων κ.λπ.

Θα συνιστούσα αυτό το υπέροχο πρόγραμμα οργάνωσης για Windows σε κάθε επιχειρηματία και σύγχρονο ενεργό άτομο για προσωπική χρήση και για τη διατήρηση μιας βάσης δεδομένων πελατών και εργασιών έργου.

Γενικά, το Exiland Assistant συνδυάζει πολλές λειτουργίες βολικές για καθημερινή χρήσηδιατηρώντας παράλληλα την ευκολία μάθησης και χρήσης. Δυνατότητα πραγματοποίησης ψυχρών κλήσεων απευθείας από το πρόγραμμα (+ ενσωμάτωση με το Skype), αποστολή επιστολών στη δυνητική βάση πελατών, εκτύπωση, ταξινόμηση, φιλτράρισμα, εκτέλεση γρήγορης αναζήτησης, συγχρονισμός των επαφών των ανθρώπων με το Microsoft Outlook, εισαγωγή δεδομένων από το Excel, εξαγωγή δεδομένων σε HTML, Word, Excel, txt κ.λπ. - Αυτή είναι μόνο μια σύντομη λίστα πρόσθετων λειτουργιών υπηρεσίας που αυξάνουν την ευκολία της εργασίας με τη βάση δεδομένων.

Το Exiland Assistant είναι απλό και αποτελεσματικό και είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις - νέες εταιρείες, που κυκλοφορούν στην αγορά για λιγότερο από 10 χρόνια.

Πολλοί χρήστες χρησιμοποιούν ενεργά το Excel για τη δημιουργία αναφορών και την επακόλουθη επεξεργασία τους. Για εύκολη προβολή πληροφοριών και απόκτηση πλήρους ελέγχου κατά τη διαχείριση δεδομένων κατά την εργασία με το πρόγραμμα.

Η εμφάνιση του χώρου εργασίας του προγράμματος είναι ένας πίνακας. Μια σχεσιακή βάση δεδομένων δομεί τις πληροφορίες σε γραμμές και στήλες. Παρά το γεγονός ότι το τυπικό πακέτο MS Office έχει μια ξεχωριστή εφαρμογή για τη δημιουργία και τη διατήρηση βάσεων δεδομένων - Microsoft Access, οι χρήστες χρησιμοποιούν ενεργά το Microsoft Excel για τους ίδιους σκοπούς. Εξάλλου, οι δυνατότητες του προγράμματος σάς επιτρέπουν: μορφή; φίλτρο; επεξεργασία; συστηματοποιεί και δομεί τις πληροφορίες.

Δηλαδή όλα όσα είναι απαραίτητα για να δουλέψουμε με βάσεις δεδομένων. Η μόνη προειδοποίηση: Το Excel είναι ένα καθολικό αναλυτικό εργαλείο που είναι πιο κατάλληλο για σύνθετους υπολογισμούς, υπολογισμούς, ταξινόμηση, ακόμη και για αποθήκευση δομημένων δεδομένων, αλλά σε μικρούς όγκους (όχι περισσότερες από ένα εκατομμύριο εγγραφές σε έναν πίνακα, για την έκδοση του 2010).

Δομή βάσης δεδομένων - πίνακας Excel

Βάση δεδομένων – ένα σύνολο δεδομένων κατανεμημένων σε σειρές και στήλες για εύκολη αναζήτηση, συστηματοποίηση και επεξεργασία. Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel;

Όλες οι πληροφορίες στη βάση δεδομένων περιέχονται σε εγγραφές και πεδία.

Μια εγγραφή είναι μια συμβολοσειρά σε μια βάση δεδομένων (DB) που περιλαμβάνει πληροφορίες για ένα αντικείμενο.

Το πεδίο είναι μια στήλη στη βάση δεδομένων που περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων για όλα τα αντικείμενα.

Οι εγγραφές και τα πεδία της βάσης δεδομένων αντιστοιχούν στις γραμμές και τις στήλες ενός τυπικού πίνακα του Microsoft Excel.

Εάν ξέρετε πώς να κάνετε απλούς πίνακες, τότε η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων δεν θα είναι δύσκολη.

Δημιουργία βάσης δεδομένων στο Excel: οδηγίες βήμα προς βήμα

Βήμα προς βήμα δημιουργία βάσης δεδομένων στο Excel. Το καθήκον μας είναι να δημιουργήσουμε μια βάση δεδομένων πελατών. Κατά τη διάρκεια πολλών ετών λειτουργίας, η εταιρεία απέκτησε αρκετές δεκάδες τακτικούς πελάτες. Είναι απαραίτητο να παρακολουθούνται οι όροι των συμβάσεων και οι τομείς συνεργασίας. Γνωρίστε πρόσωπα επικοινωνίας, στοιχεία επικοινωνίας κ.λπ.

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων πελατών στο Excel:

Η κύρια εργασία - εισαγωγή πληροφοριών στη βάση δεδομένων - έχει ολοκληρωθεί. Για να κάνετε αυτές τις πληροφορίες βολικές στη χρήση, πρέπει να επιλέξετε αυτό που χρειάζεστε, να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τα δεδομένα.

Πώς να διατηρήσετε μια βάση δεδομένων πελατών στο Excel

Για να διευκολύνουμε την εύρεση δεδομένων στη βάση δεδομένων, ας τα οργανώσουμε. Το εργαλείο ταξινόμησης είναι κατάλληλο για αυτό το σκοπό.

Τα στοιχεία του πίνακα κατανέμονται ανάλογα με την περίοδο σύναψης της σύμβασης.

Τώρα ο μάνατζερ βλέπει με ποιον ήρθε η ώρα να ανανεώσει το συμβόλαιο. Και με ποιες εταιρείες συνεχίζουμε να συνεργαζόμαστε;

Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων της εταιρείας, η βάση δεδομένων μεγαλώνει σε απίστευτα μεγέθη. Η εύρεση των πληροφοριών που χρειάζεστε γίνεται όλο και πιο δύσκολη. Για να βρείτε συγκεκριμένο κείμενο ή αριθμούς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις ακόλουθες μεθόδους:

Διά μέσου φιλτράρισμα δεδομένωντο πρόγραμμα κρύβει όλες τις πληροφορίες που δεν ενδιαφέρουν τον χρήστη. Τα δεδομένα παραμένουν στον πίνακα, αλλά είναι αόρατα. Μπορούν να αποκατασταθούν ανά πάσα στιγμή.

Υπάρχουν 2 φίλτρα που χρησιμοποιούνται συχνότερα στο Excel:

Αυτόματο φίλτρο;
φιλτράρισμα ανά επιλεγμένο εύρος.

Το αυτόματο φίλτρο ζητά από τον χρήστη να επιλέξει μια επιλογή φιλτραρίσματος από μια έτοιμη λίστα.

Ας πειραματιστούμε με φιλτράρισμα δεδομένων ανά επιλεγμένα κελιά. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να αφήσουμε στον πίνακα μόνο εκείνες τις εταιρείες που δραστηριοποιούνται στη Λευκορωσία.

Εάν η βάση δεδομένων περιέχει οικονομικές πληροφορίες, μπορείτε να βρείτε το ποσό χρησιμοποιώντας διάφορες παραμέτρους:

άθροισμα (δεδομένα αθροίσματος).
καταμέτρηση (μετρήστε τον αριθμό των κελιών με αριθμητικά δεδομένα).
μέση τιμή (υπολογίστε τον αριθμητικό μέσο όρο).
μέγιστες και ελάχιστες τιμές στο επιλεγμένο εύρος.
γινόμενο (το αποτέλεσμα του πολλαπλασιασμού δεδομένων).
τυπική απόκλιση και διακύμανση δείγματος.

Η διαδικασία εργασίας με οικονομικές πληροφορίες στη βάση δεδομένων:

Τα εργαλεία στην καρτέλα Δεδομένα σάς επιτρέπουν να τμηματοποιήσετε τη βάση δεδομένων σας. Πληροφορίες ομάδας όσον αφορά τη συνάφεια με τους στόχους της εταιρείας. Ο εντοπισμός ομάδων αγοραστών υπηρεσιών και αγαθών θα βοηθήσει στην προώθηση μάρκετινγκ του προϊόντος.

Έτοιμα δείγματα προτύπων για τη διατήρηση μιας πελατειακής βάσης ανά τμήμα.

Τα πρότυπα μπορούν να προσαρμοστούν, να συντομευτούν, να επεκταθούν και να επεξεργαστούν.

Η τακτική βάση πελατών είναι το κλειδί για ένα επιτυχημένο κατάστημα. Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία, η πώληση ενός προϊόντος σε έναν πελάτη που είναι ήδη εξοικειωμένος με την επιχείρησή σας θα σας κοστίσει επτά φορές λιγότερο από την προσέλκυση ενός νέου. Πώς να κερδίσετε έναν αγοραστή, πώς να βρείτε ένα πρόγραμμα για την εύκολη διατήρηση μιας πελατειακής βάσης και από τι αποτελείται, διαβάστε το άρθρο μας.

Βάση πελατών καταστήματος: τι πρέπει να γνωρίζετε;

Ορισμένοι επιχειρηματίες εκτιμούν πραγματικά το πελατολόγιο τους και το αντιμετωπίζουν με σοβαρότητα και υπευθυνότητα.

Μετά από όλα, μπορείτε να αλλάξετε το γραφείο, να μετακομίσετε σε άλλη περιοχή, να αλλάξετε το όνομα, να σχεδιάσετε, να ενημερώσετε τη σειρά προϊόντων, αγαθών και υπηρεσιών, αλλά η βάση πελατών παραμένει αμετάβλητη, επειδή είναι αυτοί που φέρνουν κέρδος.

Πράγματι, πελάτες είναι εκείνοι που δίνουν στον επιχειρηματία τα χρήματά τους αγοράζοντας αγαθά και υπηρεσίες. Και το πόσο συχνά θα κάνει αγορές εξαρτάται από το πόσο πιστή είναι η στάση απέναντι στον αγοραστή.

Παράλληλα θα αυξηθεί και ο αριθμός των αγορών του. Θα συστήσει επίσης το κατάστημά σας σε οικογένεια και φίλους, θα μιλήσει για τις εντυπώσεις του στα κοινωνικά δίκτυα, προσελκύοντας έτσι επιπλέον επισκέπτες και πελάτες σε εσάς.

Πώς να αυξήσετε συστηματικά τη βάση πελατών σας. Οδηγίες βίντεο

Δημιουργήστε μια λεπτομερή βάση δεδομένων πελατών χρησιμοποιώντας το σύστημα Business.Ru CRM.
Πραγματοποιήστε μια λεπτομερή ανάλυση του κοινού-στόχου σας, προσδιορίστε τις ακριβείς ανάγκες του, προβλέψτε τη ζήτηση και ως εκ τούτου αυξήστε τις πωλήσεις.

Συνεργασία με την πελατειακή βάση

Σε ποιο στάδιο βρίσκεται η τρέχουσα παραγγελία του?
πού βρίσκεται το παραγγελθέν προϊόν·
πώς γίνονται οι πληρωμές για τις παρεχόμενες υπηρεσίες και τα πωλούμενα αγαθά·
συχνότητα με την οποία επικοινωνεί ο πελάτης (μία τυχαία επίσκεψη, σπάνια, τακτική πελάτης).
προτιμήσεις πελατών όσον αφορά τις αγορές: τι του αρέσει να αγοράζει, σε τι όγκο και ποσότητα, τι χρώματα προτιμά.

3. Σχέση με τον πελάτη

Αυτή η ενότητα συγκεντρώνει πληροφορίες που δεν σχετίζονται άμεσα με τις επιχειρηματικές και επιχειρηματικές σχέσεις με τον πελάτη, αλλά είναι επίσης πολύ σημαντικές.

Αυτά είναι, ειδικότερα, τα γενέθλια των διευθυντών και των ειδικών της εταιρείας-πελάτη, τα χόμπι και τα ενδιαφέροντά τους.

Όλες αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να υπάρχουν στη βάση δεδομένων των πελατών σας με τις κατάλληλες σημειώσεις «Κλήση», «Συγχαρητήρια» κ.λπ.

Διατήρηση πελατειακής βάσης

Λογιστική πελατών, συντήρηση βάσης δεδομένων στο Excel

Δωρεάν πρόγραμμα για τη διατήρηση βάσης δεδομένων πελατών

– αυτή είναι μια πιο σοβαρή προσέγγιση για τη διατήρηση των βάσεων πελατών. Εκτός από τη συνήθη καταγραφή των πελατών και των δεδομένων τους, τα προγράμματα CRM παρέχουν ένα ευρύ φάσμα εργαλείων για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της αλληλεπίδρασης με τους πελάτες.

Συγκεκριμένα, ένα τέτοιο σύστημα σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε (διατηρείτε) το ιστορικό επικοινωνίας με τον πελάτη - αλληλογραφία και κλήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να δημιουργήσετε, να συμπληρώσετε και να εκτυπώσετε έγγραφα - συμβόλαια, τιμολόγια, τιμολόγια - απευθείας από την κάρτα του πελάτη. Τα δωρεάν προγράμματα και το Excel δεν έχουν τέτοιες δυνατότητες.

Εφόσον έβαλα στόχο - να μην δίνω βαρετά και χωρίς ενδιαφέροντα αποσπάσματα από βιβλία, αλλά πρακτικές παρατηρήσεις και συμπεράσματα, θα δημοσιεύσω μερικές από τις εργασίες, τις απόψεις και τις έρευνές μου. Θα αλλάξω ή θα αφαιρέσω αριθμούς και ονόματα - συγγνώμη.
Σήμερα θα σας δείξω ένα παράδειγμα για το πώς χώρισα τους πελάτες σε κατηγορίες. Φυσικά, όλοι οι πελάτες είναι σημαντικοί και τους αγαπάμε όλους εξίσου. Αλλά, μην ξεχνάτε ότι το αποτέλεσμα οποιασδήποτε εμπορικής δραστηριότητας είναι το κέρδος (είναι σημαντικό - εμπορικό, δεν θεωρούμε κοινωνικά προγράμματα, κεφάλαια κ.λπ. Το κοινωνικό μάρκετινγκ είναι ένα ξεχωριστό επίπεδο, θα έλεγα ακόμη και μια ξεχωριστή επιστήμη, και θα σταθώ σε αυτό χωριστά). Έτσι, εάν το αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων μας είναι το κέρδος της εταιρείας, τότε πρέπει να δοθεί ανάλογη έμφαση. Ένας πελάτης αγοράζει 1 προϊόν το μήνα, πληρώνοντας 10 χρήματα. Ένα άλλο - 10 μονάδες αγαθών, πληρώνοντας 80 χρήματα, και το τρίτο - 5 μονάδες, και πληρώνει - 400. Έτσι αποδεικνύεται ότι όλοι είναι ίσοι, αλλά κάποιοι είναι "πιο ίσοι".
Φυσικά, εάν ασχολείστε με κάποιο είδος ατομικής παραγωγής και έχετε μόνο 5 πελάτες, τότε δεν είναι καθόλου απαραίτητο να τους χωρίσετε σε κατηγορίες. Πρέπει να τα ξέρεις όλα εξ όψεως. Αλλά αν έχεις δεκάδες, εκατοντάδες και χιλιάδες από αυτούς, δεν χρειάζεται διαίρεση.
Θα ήθελα να σημειώσω αμέσως ότι δεν μιλάμε για τμηματοποίηση πελατών, αλλά συγκεκριμένα για κατηγορίες βάσει κερδοφορίας/κερδοφορίας.

Κλασικά, συνηθίζεται να διακρίνουμε 3 ομάδες:

VIP πελάτες– πελάτες που παρέχουν το κύριο εισόδημα της εταιρείας. Έχουν μεγάλες παραδόσεις, απολαμβάνουν προνόμια, καλούνται σε εταιρικά πάρτι. Η ηγεσία ενός τέτοιου πελάτη είναι τιμή και έπαινος για κάθε διευθυντή. Αλλά στη δύναμη αυτών των πελατών βρίσκεται ο κίνδυνος τους. Συνειδητοποιώντας τη δύναμή τους, οι πελάτες αρχίζουν συχνά να «ασκούν πίεση» στην εταιρεία, απαιτώντας όλο και πιο ευνοϊκές συνθήκες για τους εαυτούς τους, ακόμη και στο σημείο να τους πουλούν αγαθά στο κόστος. Είναι πολύ σημαντικό να παρακολουθείτε αυτή τη στιγμή, γιατί... ο πελάτης μπορεί να πληρώσει τεράστια χρηματικά ποσά και το κέρδος θα τείνει στο μηδέν. Επιπλέον, η αποχώρηση ενός τέτοιου πελάτη αποτελεί ισχυρό πλήγμα τόσο για τον προϋπολογισμό όσο και για την εικόνα της εταιρείας. Επομένως, μόνο στους πιο έμπειρους διευθυντές εμπιστεύονται να συνεργαστούν με τέτοιους πελάτες. Συχνά, οι αποφάσεις σχετικά με αυτά λαμβάνονται στην κορυφή.

Τακτικοί πελάτες– η πλειοψηφία των πελατών σας είναι αυτοί που κάνουν «τζίρο». Κάθε «συνηθισμένος» πελάτης πιστεύει ότι του αξίζει να είναι VIP. Η συνεργασία με τέτοιους πελάτες είναι μια συνηθισμένη καθημερινότητα για τους διευθυντές.

«Άλλοι» πελάτες(αν και μεταξύ τους συχνά αποκαλούνται "gimmorous" ή "problematic". Αν και, τα προβληματικά είναι λίγο διαφορετικά, όπως για μένα. Αυτό είναι ένα σχετικά μικρό μέρος των πελατών που, γενικά, παρέχουν ελάχιστο εισόδημα, αλλά απαιτούν τη μέγιστη προσοχή Είναι πάντα δυσαρεστημένοι με κάτι (κυρίως με τις τιμές και τις συνθήκες εργασίας), ταυτόχρονα, έχουν καλές δυνατότητες τόσο για ανάπτυξη όσο και για πίεση στην εταιρεία.Κάθε διευθυντής ονειρεύεται να «σπρώξει» έναν τέτοιο πελάτη στον συνάδελφό του και είναι ευχαριστημένος στην καρδιά του όταν ένας άλλος «άλλος» πελάτης αναφέρει ότι αναγκάζεται να αρνηθεί τις υπηρεσίες μας επειδή «δεν είναι ικανοποιημένος με την ποιότητα για παρόμοια τιμή».

Ένα από τα κύρια καθήκοντα σε αυτό το θέμα είναι να προσδιορίσετε πού ακριβώς θα τραβήξετε τη γραμμή που χωρίζει μια κατηγορία από την άλλη.
Το έκανα ως εξής: Έγραψα όλους τους πελάτες μας σε μια λίστα για τους τελευταίους έξι μήνες και ξεχωριστά για κάθε μήνα. Ο πίνακας αποτελείται από τρεις κύριες στήλες: πελάτη, ποσό πληρωμής, ποσό παρεχόμενων υπηρεσιών. Το γεγονός είναι ότι εργαζόμαστε με προκαταβολή και έχοντας πληρώσει ένα συγκεκριμένο ποσό, ας πούμε τον Ιανουάριο, ο πελάτης θα μπορούσε να εργαστεί για αυτό τον Φεβρουάριο και τον Μάρτιο.
Όλοι γνωρίζουμε τον νόμο 20/80 του Pareto (το 20% των ανδρών πίνουν το 80% της μπύρας, το 20% των γυναικών μιλάει το 80% των λέξεων, το 20% των πελατών φέρνει το 80% των κερδών). Γενικά, θέλω να πω ότι είμαι πολύ δύσπιστος για τέτοιες καθολικές προσεγγίσεις. Φανταστείτε λοιπόν την έκπληξή μου όταν ανακάλυψα ότι το 20% των πελατών δημιουργεί το 82% των ταμειακών μου ροών. Και το 80% του ποσού των παρεχόμενων υπηρεσιών πηγαίνει στο 18,6% των πελατών.

Θα ήθελα να σημειώσω ότι στην πρώτη και στη δεύτερη περίπτωση, η λίστα των πελατών ήταν διαφορετική. Φυσικά, υπήρχαν επικαλύψεις (περίπου 60%), αλλά παρόλα αυτά, πρόκειται για ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΕΣ λίστες. Επομένως, πρέπει να καθορίσετε ΠΟΙΟ είναι το πιο σημαντικό κριτήριο για εσάς. Αυτός μπορεί να είναι ο αριθμός των πληρωμών, το ποσό των πληρωμών, ο αριθμός των μονάδων που παραγγέλθηκαν ή αποστέλλονται κ.λπ. Φυσικά, όλες οι παράμετροι είναι σημαντικές. Αλλά ένα είναι πάντα πιο σημαντικό και εξαρτάται από την επιλεγμένη στρατηγική σε μια δεδομένη στιγμή.

Για παράδειγμα, στόχος σας είναι να επεκτείνετε την αγορά, είστε έτοιμοι να προσφέρετε εκπτώσεις, αναβολή πληρωμής και άλλα μπόνους. Σε αυτήν την περίπτωση, ο πιο σημαντικός δείκτης για εσάς είναι ο αριθμός των μονάδων που αποστέλλονται. Υπάρχουν φορές που μια εταιρεία έχει απόλυτη ανάγκη από κεφάλαιο κίνησης. Σε αυτήν την περίπτωση, ο δείκτης σας είναι το ποσό των χρημάτων που εισπράχθηκαν στον λογαριασμό μέσα σε μια συγκεκριμένη περίοδο, ανεξάρτητα από την ποσότητα και τον χρόνο παράδοσης. Εάν ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου ονειρεύεται να παραμείνει στην καρέκλα του για άλλη μια θητεία, ήρθε η ώρα να σκεφτούμε το καθαρό κέρδος που πηγαίνει σε μερίσματα. Γενικά, θέλω να σημειώσω ότι οι έμποροι σπάνια σκέφτονται το καθαρό κέρδος, όσο λυπηρό κι αν είναι .

Ενδιαφέρονται πρωτίστως για το μερίδιο αγοράς, τα έσοδα και τον κύκλο εργασιών της εταιρείας. Αυτό οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι τα κέρδη εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τα γενικά έξοδα (για παράδειγμα, επαγγελματικά ταξίδια διαχείρισης σε θερμές χώρες ή καινούργια αυτοκίνητα για ορισμένους υπαλλήλους, το επίπεδο μισθολογικών προγραμμάτων). Ο επηρεασμός τέτοιων δαπανών δεν εμπίπτει στην αρμοδιότητα του μάρκετινγκ, και ως εκ τούτου το κέρδος δεν είναι στο μάτι τους.
Έτσι, ως βασικός παράγοντας στο παράδειγμά μας, επέλεξα το ποσό πληρωμής. Σε ξεχωριστούς πίνακες ανά μήνα, ταξινόμησα όλους τους πελάτες που πλήρωσαν αυτόν τον μήνα, υπολόγισα τον συνολικό αριθμό των πελατών που πληρώνουν και πήρα το 20% από αυτό. Έτσι, πήρα έναν πίνακα (οι αριθμοί είναι φανταστικοί, δίνονται ως παράδειγμα):

Μήνας: Ιανουάριος
Πληρωμένα τιμολόγια: 100
Ποσό πληρωμής: 150.000
Εταιρείες που πλήρωσαν: 65
Παρεχόμενες υπηρεσίες για την περίοδο: 180.000
20% των εταιρειών: 13
Ποσό πληρωμής τους: 120.000
Ξόδεψαν: 160.000

Λίστα VIP πελατών για τον Ιανουάριο:
Αρ. | Πελάτης | Ποσό συμπλήρωσης | Ποσό δαπανών

Κάθε VIP πελάτης στον «μηνιαίο» πίνακα καταγράφηκε στον γενικό πίνακα των VIP πελατών. Έτσι, έλαβα ένα τραπέζι VIP πελατών για μισό χρόνο.

Στη συνέχεια, κάθε μήνα προστέθηκαν νέοι πελάτες εδώ με βάση τα αποτελέσματα του μήνα. Κάποιοι έφυγαν.
Υπάρχει μια άλλη προσέγγιση. Μπορείτε να κάνετε μια λίστα πελατών όχι για κάθε μήνα, αλλά μια γενική για ολόκληρη την περίοδο, 3-5 μήνες για παράδειγμα, και να πάρετε το 20% αυτού του συνολικού αριθμού. Αλλά τότε υπάρχει πιθανότητα να χάσουμε κάποιον δυνητικά σημαντικό πελάτη που πλήρωσε πολλά σε έναν συγκεκριμένο μήνα, δεν του άρεσε κάτι και έφυγε και δεν πλήρωσε ξανά. Διαφορετικά, σε έναν συγκεκριμένο μήνα θα είχε έρθει στα μάτια μας και μάλλον θα είχαμε επικοινωνήσει μαζί του και θα μάθαμε γιατί σταμάτησε να συνεργάζεται.

Έτσι, έχουμε μια λίστα με VIP πελάτες. Τι να το κάνουμε; Λοιπόν, φυσικά, τηλεφωνήστε/γράψτε τουλάχιστον μια φορά το μήνα και ρωτήστε πώς τα πάνε. Πώς μπορούν να συνεργαστούν μαζί μας, γιατί πλήρωσαν τόσο λίγα αυτόν τον μήνα, συγχαρητήρια για τα γενέθλια του σκηνοθέτη ή άλλες διακοπές...
Αλλά εκτός από αυτό, λαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με τη μέση πληρωμή, τη μέση δαπάνη, τον μέσο αριθμό αγαθών ανά μήνα. Με την προβολή νέων τιμολογίων ή παραγγελιών, μπορείτε να αναγνωρίσετε αμέσως έναν πιθανό πελάτη που υποβάλλει αίτηση για VIP κάστα.
Λοιπόν, γενικά, υπάρχουν πολλές πληροφορίες για το πώς να αγαπάτε τους πελάτες. Ο σκοπός αυτού του παραδείγματος είναι απλώς να τονίσει τους πελάτες που χρειαζόμαστε. Αφού ορίσουμε την κατηγορία premium, πρέπει να ορίσουμε τη δεύτερη κατηγορία. Υπάρχουν δύο κύριες προσεγγίσεις εδώ. Το ένα, όπως φαίνεται στο παραπάνω σχήμα, τονίζει «δύσκολους» πελάτες, οι οποίοι αποτελούν το 20% του συνόλου. Εκείνοι. Ομοίως, ο ίδιος αριθμός πελατών «κόβεται» από κάτω. Αυτό που μένει είναι «συνηθισμένοι» πελάτες. Αυτό το τμήμα θα προσδιορίσει ομάδες πελατών που πρέπει να αγαπηθούν, πελάτες που μπορούν να απαλλαγούν εάν είναι απαραίτητο και πελάτες με τους οποίους πρέπει να συνεργαστείτε.
Υπάρχει μια άλλη επιλογή:

Μετά την κατανομή των VIP πελατών, λαμβάνεται και πάλι το 20% από τον υπόλοιπο αριθμό πελατών. Αυτοί είναι καλοί πελάτες. Εκείνοι. πρόκειται να λάβουν σοβαρές εντολές, χρειάζονται απλώς ένα σπρώξιμο. Οι πελάτες που «έπεσαν έξω» από VIP καταλήγουν επίσης εδώ. Και οι υπόλοιποι είναι απλώς πελάτες. Αυτή η προσέγγιση είναι πιο πιστή. Δεν υπάρχουν κακοί πελάτες εδώ, υπάρχουν καλοί, πολύ καλοί και εξαιρετικοί, δηλ. Συνεργαζόμαστε σχεδόν εξίσου καλά με όλους, μόνο κάποιοι παίρνουν πρόσθετες παραχωρήσεις και πλεονεκτήματα.

Η πρώτη προσέγγιση υπογραμμίζει το προφανές «έρμα», το οποίο θα ήταν ωραίο να απαλλαγούμε. Είναι σαφές ότι στην πράξη, ακόμη και ένας μικρός πελάτης είναι πάντα πελάτης. Αλλά υπάρχουν συχνά καταστάσεις που είστε πολύ περιορισμένοι (σε αγαθά, σε χρόνο, σε άλλους πόρους). Και είναι σε μια τέτοια κατάσταση που η τρίτη κατηγορία πελατών απορρίπτεται αμέσως και λαμβάνονται αποφάσεις «σαν να μην υπάρχουν».

Η συνεργασία με μια πελατειακή βάση είναι το κλειδί για σταθερό εισόδημα και ευημερία κάθε εταιρείας. Ωστόσο, για να είναι η βάση δεδομένων σχετική και να λειτουργεί πραγματικά, πρέπει να παρακολουθείται και να ενημερώνεται εγκαίρως.

Πώς να διατηρήσετε μια βάση πελατών?

Ποιους πελάτες να συμπεριλάβω σε αυτό; Πού και πώς μπορώ να βρω τις διευθύνσεις και τους αριθμούς τηλεφώνου τους;

Οι μεγάλες ή μακροχρόνιες εταιρείες διατηρούν τις δικές τους βάσεις δεδομένων πελατών και αυτά τα ζητήματα χάνουν τη σημασία τους. Για οργανισμούς που λειτούργησαν πρόσφατα, είναι απαραίτητο να διατηρήσουν τη δική τους πελατειακή βάση. Χάρη σε αυτό το σύστημα, μπορεί να δει τι κάνουν οι διαχειριστές και τι δουλειά κάνουν καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία κ.λπ.

Χρησιμοποιώντας τη βάση δεδομένων πελατών, μπορείτε να προγραμματίσετε το έργο του τμήματος και των διευθυντών ειδικότερα, να πραγματοποιήσετε κάθε είδους αναλύσεις και δείγματα.

Μπορείτε να διανείμετε εγγραφές και να τις ενημερώσετε με διαφορετικούς τρόπους. Εάν εργάζεστε με άτομα, εισάγετε τις επαφές συγκεκριμένων ατόμων. Εάν ο πελάτης είναι οργανισμός, εισάγετε το νομικό πρόσωπο ως πελάτη. Στα πρόσθετα πεδία, εισαγάγετε τα άτομα επικοινωνίας με τα οποία μιλήσατε, καθώς και όλες τις χρήσιμες πληροφορίες που μάθατε από τη συνομιλία.

Πώς να δημιουργήσετε μια απλή βάση δεδομένων πελατών στο Excel, δείτε εδώ:

Συγκεντρώνοντας δεδομένα πελατών, διατηρείτε μια βάση δεδομένων για προσωπική επικοινωνία, τηλεφωνικές κλήσεις, αποστολές email και SMS. Η βάση δεδομένων πελάτη πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα πεδία: «όνομα», «άτομο επικοινωνίας», «αριθμός τηλεφώνου», «αριθμός κινητού τηλεφώνου», «διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου».

Η λίστα διατηρείται ως εξής: όλοι όσοι ήθελαν να εγγραφούν στον ιστότοπο και άφησαν τις επαφές τους εισάγονται στην τράπεζα δεδομένων ή μπορείτε να εισάγετε όσους έχουν ήδη αγοράσει κάτι και μπορούν να το κάνουν πιο συχνά.

Μερικές φορές ένας διευθυντής πωλήσεων προσπαθεί να διαχειριστεί τη βάση δεδομένων για τον εαυτό του και στη συνέχεια φεύγει για άλλη δουλειά και αφαιρεί τους πελάτες του. Αυτή η κατάσταση μπορεί να συμβεί σε οποιαδήποτε εταιρεία, επομένως είναι καλύτερο να γίνουν τα δεδομένα πελατών ιδιοκτησία της εταιρείας και ταυτόχρονα να αναλάβουμε την υποχρέωση μη αποκάλυψης από τους εργαζόμενους.

Οι εγγραφές συστηματοποιούνται σε Microsoft Excel ή Access, 1C ή ειδικά συστήματα CRM. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ηλεκτρονική υπηρεσία ή να παραγγείλετε προγραμματιστές για να δημιουργήσετε τη δική σας βάση δεδομένων. Στην ιδανική περίπτωση, εάν το πρόγραμμα είναι δικτυωμένο, πολλοί εργαζόμενοι θα μπορούν να εργάζονται σε αυτό ταυτόχρονα. Ο οργανισμός πρέπει να διαθέτει ισχυρούς υπολογιστές για να διασφαλίζει την αδιάλειπτη εργασία των ειδικών μέσω του δικτύου.

Είναι προτιμότερο να εισάγετε δεδομένα μόνοι σας, αντί να αγοράζετε έτοιμα από φίλους ή από το Διαδίκτυο.

Γιατί; Μια βάση δεδομένων που δημιουργείται μόνος του είναι γεμάτη από ενδιαφερόμενους πελάτες, χωρισμένους σε ποιους πρέπει να θυμόμαστε και σε ποιους είναι πιο εύκολο να πουληθούν. Μια έτοιμη λίστα που αγοράστηκε παράνομα μπορεί να περιέχει ακατάλληλες, αναξιόπιστες ή μη επεξεργασμένες πληροφορίες. Είναι πολύ πιθανό να ξοδέψετε πολύ χρόνο δουλεύοντας με τη βάση αγορών και στο τέλος να πάρετε μηδέν.

Για να διατηρήσετε μια λίστα πελατών, πρέπει:

να εντοπίσει πιθανές πηγές αναπλήρωσής του·
Αναλύστε αυτές τις πηγές.
προσθέστε πολλά υποσχόμενες επαφές στη λίστα.
ελέγξτε τις πληροφορίες?
αναλύει τα δεδομένα και τα συστηματοποιεί·
κρατήστε τις επαφές ενημερωμένες.
επεκτείνετε τον αριθμό των πελατών και προσθέστε τους στη βάση δεδομένων.

Εάν έχετε αμφιβολίες για το αν πρέπει να διατηρήσετε ή όχι μια πελατειακή βάση, η απάντηση είναι ξεκάθαρη - ναι! Το εταιρικό αρχείο θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε συνεχή αλληλεπίδραση με τους πελάτες και να αυξήσετε τον αριθμό των τακτικών πελατών. Όταν κρατάτε τακτικές σημειώσεις, μπορείτε να αυξήσετε τις πωλήσεις και να αυξήσετε τα κέρδη σε οποιονδήποτε οργανισμό.

Ίσως είναι χρήσιμο να διαβάσετε: