Μάθημα: Πρότυπα Word. Πρότυπα στο Microsoft Word Λήψη προτύπων διαγραμμάτων για το Word

Τα πρότυπα στο Word είναι εύκολο να βρεθούν. Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο κειμένου, στην καρτέλα Αρχείο, βρείτε τη γραμμή Δημιουργία και κάντε κλικ σε αυτήν.

Θα ανοίξει ένα παράθυρο με πρότυπα που είναι έτοιμα για χρήση.

Για να ανοίξετε το πρότυπο, απλώς κάντε κλικ στο αντίστοιχο εικονίδιο και μεταφορτώστε το πρότυπο στο Word. Για παράδειγμα, η διαδρομή Δημιουργία/Προσκλήσεις/Προσκλήσεις εκδήλωσης/Πρόσκληση διακοπών/Λήψη.

Ποια είναι τα πρότυπα;

Το Word έχει πολλά πρότυπα εγγράφων, όπως, για παράδειγμα, πρότυπα για καρτ ποστάλ, φακέλους, διάφορες φόρμες, ημερολόγια και επαγγελματικές κάρτες. Είναι πολύ χρήσιμα εάν δεν ξέρετε / δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε επεξεργαστές γραφικών και εάν δεν έχετε αρκετό χρόνο για να συντάξετε ένα μοναδικό έγγραφο με σχεδιασμό.

Το αναμφισβήτητο πλεονέκτημα της χρήσης αυτής της λειτουργίας του Word είναι ότι το έγγραφο έχει ήδη ολοκληρωθεί και το μόνο που απομένει είναι να εισαγάγετε τα δεδομένα που λείπουν. Η χρήση προτύπων μπορεί να κάνει τη ζωή πολύ πιο εύκολη για τους δασκάλους, τους μαθητές και τους επιχειρηματίες, καθώς το πρόγραμμα περιέχει πραγματικά χρήσιμα έγγραφα.

Λίστα με τα πιο ενδιαφέροντα/χρήσιμα πρότυπα:

Πρόγραμμα συναντήσεων

Ένας γρήγορος οδηγός για τη διαχείριση έργου

Πλάνο μαθήματος

Πίνακας απαντήσεων δοκιμής

Πληροφορίες επικοινωνίας εκτάκτου ανάγκης

Αίτηση για άδεια

Δημοσκοπήσεις

Αυτοκόλλητα για DVD

Επαγγελματικές κάρτες

Κατασκευαστής μηνιαίων ημερολογίων

Φαξ

Λογαριασμοί

Συνοδευτικές επιστολές

Λίστες και μενού

Ενημερωτικά δελτία

ημερολόγιο εκπαίδευσης

Τα ενημερωμένα πρότυπα για το MS Word μπορούν να ληφθούν από τον επίσημο ιστότοπο

Τα πρότυπα σάς επιτρέπουν να προσαρμόσετε όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις που θέλετε να εφαρμόσετε εκ των προτέρων στη διάταξη, τα στυλ, τη μορφοποίηση, τις καρτέλες, το πρότυπο κειμένου κ.λπ. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με βάση αυτό το πρότυπο.

Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο ως πρότυπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο για να δημιουργήσετε νέα έγγραφα. Αυτά τα νέα έγγραφα περιέχουν όλο το κείμενο (και εικόνες και άλλο περιεχόμενο) που περιέχει το πρότυπο. Έχουν επίσης τις ίδιες ρυθμίσεις, ενότητες και στυλ διάταξης σελίδας με ένα πρότυπο. Τα πρότυπα μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο όταν δημιουργείτε πολλά έγγραφα που πρέπει να έχουν συνεπή διάταξη, μορφή και κάποιο κείμενο προτύπου.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο ως πρότυπο

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε το έγγραφό σας όπως θέλετε να φαίνονται τα νέα έγγραφα. Διαχωρίστε το κείμενο (και τις εικόνες, κ.λπ.) μέχρι το υλικό του προτύπου που θέλετε να εμφανίζεται σε νέα έγγραφα. Στη συνέχεια, προσαρμόστε τη διάταξη της σελίδας (περιθώρια, ενότητες, στήλες κ.λπ.), καθώς και οποιαδήποτε μορφοποίηση και στυλ θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Μόλις έχετε το έγγραφο που χρειάζεστε, ήρθε η ώρα να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο. Ανοίξτε το μενού Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.

Αφού εισαγάγετε ένα όνομα για το πρότυπό σας, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού με το πεδίο ονόματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Πρότυπο Word (*.dotx)".

Έχετε αποθηκεύσει το δικό σας πρότυπο Word.

Πώς να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με βάση ένα πρότυπο

Αφού αποθηκεύσετε το δικό σας πρότυπο, μπορείτε να δημιουργήσετε νέα έγγραφα με βάση αυτό. Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι απλά να εκκινήσετε το Word.

Η αναδυόμενη οθόνη του δείχνει μια δέσμη προτύπων που είναι ενσωματωμένα ή με δυνατότητα λήψης. Στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στον σύνδεσμο "ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ" για να εμφανίσετε τα δικά σας πρότυπα. Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο πρότυπο που θέλετε και το Word δημιουργεί ένα νέο έγγραφο με βάση αυτό.

Από προεπιλογή, στο Word αρέσει να αποθηκεύει πρότυπα στα Documents\Custom Office Templates, όπου θα εμφανίζονται μαζί με τα πρότυπα που δημιουργείτε σε οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή του Office.

Όταν αποθηκεύετε το πρότυπο, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική τοποθεσία εάν θέλετε. Το πρόβλημα είναι ότι εάν το αποθηκεύσετε αλλού, το Word ενδέχεται να μην μπορεί να το δει και να το εμφανίσει ως επιλογή στην οθόνη εκκίνησης. Εάν αυτό δεν είναι πολύ σημαντικό για εσάς, αποθηκεύστε τα οπουδήποτε. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο που βασίζεται σε ένα πρότυπο κάνοντας απλώς διπλό κλικ στο αρχείο προτύπου.

Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το πρότυπο στο Word, ώστε να μπορείτε να το επεξεργαστείτε κάνοντας δεξί κλικ στο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Άνοιγμα από το μενού περιβάλλοντος.

Εάν θέλετε μια ακόμη πιο οργανωμένη προσέγγιση, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη τοποθεσία. Αυτό σας επιτρέπει να αποθηκεύετε τα πρότυπα όπου θέλετε (αν και πρέπει ακόμα να βρίσκονται σε ένα μέρος) και να έχετε πρόσβαση σε αυτά στην οθόνη εκκίνησης του Word.

Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές. Στο παράθυρο Επιλογές του Word, επιλέξτε την κατηγορία Αποθήκευση στα αριστερά. Στα δεξιά, εισαγάγετε τη διαδρομή όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τα πρότυπα στο πεδίο "Προεπιλεγμένη τοποθεσία προσωπικών προτύπων". Κάντε κλικ στο "OK" όταν τελειώσετε.

Εξάλλου, τα πρότυπα του Word είναι λειτουργικά παρόμοια με τα κανονικά έγγραφα του Word. Η μεγάλη διαφορά είναι πώς το Word επεξεργάζεται αυτά τα αρχεία, διευκολύνοντας τη δημιουργία νέων εγγράφων από αυτά.

Word και Excel- τα πιο δημοφιλή και επιτυχημένα προϊόντα της εταιρείας Microsoft. Παρά τον μεγάλο αριθμό δωρεάν αναλόγων, όπως το LibreOffice ή το OpenOffice, είναι πολύ δύσκολο να βρεθεί μια αξιόλογη εναλλακτική λύση σε αυτούς τους "γίγαντες" του γραφείου. Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα και τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα αυτών των προγραμμάτων είναι η δυνατότητα χρήσης μιας ποικιλίας πρότυπα και κενάγια εργασία. Πρότυπα, όπως πίνακες, επαγγελματικές κάρτες ή βιογραφικά, σας επιτρέπουν να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο γράφοντας ικανό και στοχαστικό κείμενο, αντί να δημιουργείτε μια όμορφη εμφάνιση δεδομένων.

Φυσικά, ένα πρότυπο μπορεί να είναι όχι μόνο ένας πίνακας ή ένα βιογραφικό, αλλά οποιοδήποτε άλλο πρότυπο που μπορείτε πάντα να βρείτε στη συλλογή του Microsoft Office ή στον ιστότοπο Vertex42. Αυτοί οι πόροι σάς επιτρέπουν να επιλέξετε και να κατεβάσετε την αγαπημένη σας διάταξη από περισσότερες από 1.500 επιλογές, ταξινομημένες κατά κατηγορίες, τύπους και ονόματα.

Την ίδια ευκαιρία έχουν όσοι χρησιμοποιούν PowerPointή Keynote για τη δημιουργία παρουσιάσεων. Μιλήσαμε για τις δυνατότητες αυτών των προγραμμάτων, καθώς και πού να αναζητήσετε κενά για αυτά τα προγράμματα στο άρθρο "".

Έτσι, για να μην εξερευνήσουμε όλες τις ενότητες των τοποθεσιών σε αναζήτηση κατάλληλων προτύπων, θα μιλήσουμε για πολλά δωρεάν και πιο χρήσιμα πρότυπα για το Word και το Excel.

Πρότυπα για το Microsoft Word

Λίστα υποχρεώσεων και εργασιών- Όμορφο και λειτουργικό πρότυπο για την καταγραφή διαφόρων εργασιών, εργασιών και σημειώσεων. Για ευκολία, η σελίδα χωρίζεται σε πολλές ενότητες (κλήσεις, αγορές, αλληλογραφία, εργασίες, σημειώσεις) και είναι ιδανική για όσους θέλουν να κάνουν πράγματα με το χέρι και προσπαθούν να μην χάνουν τίποτα.

Αυτό το κενό θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τη διαδικασία ετοιμότητας έργου σε οποιοδήποτε στάδιο. Εάν χρειάζεται να αναφέρετε τακτικά στους διαχειριστές την εργασία που έχει γίνει ή συχνά να κάνετε προσθήκες στο έργο, αυτό το πρότυπο θα σας βοηθήσει να μην χάσετε δεδομένα σχετικά με τις πιο πρόσφατες αλλαγές.

Το πρότυπο προορίζεται για την καταγραφή εβδομαδιαίων αναφορών, αλλά, εάν το επιθυμείτε, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για άλλους σκοπούς. Η σελίδα χωρίζεται σε 6 μπλοκ για κάθε μέρα (εκτός Κυριακής), στα οποία μπορείτε να εισαγάγετε ολοκληρωμένες εργασίες, καταστάσεις έργου ή άλλες πληροφορίες.

Έκθεση Ταξιδιωτικών Εξόδων- Η προετοιμασία θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τυχόν έξοδα σε επαγγελματικά ταξίδια ή ταξίδια. Διαθέτει πολλές προσαρμόσιμες παραμέτρους και κελιά, δυνατότητα συμπερίληψης οποιουδήποτε τύπου νομίσματος, καθώς και πρόσθετα πεδία για σημειώσεις και σχόλια.

Προγραμματίστε μαθήματα ή εργασίες για την εβδομάδα- Ένα πολύ δημοφιλές και βολικό πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σχολικό πρόγραμμα, επαγγελματικές εργασίες, οικιακές εργασίες ή άλλες εργασίες που επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα. Η σελίδα χωρίζεται σε μπλοκ με ημέρες και ώρες, κάτι που σας επιτρέπει να βλέπετε ταυτόχρονα το πρόγραμμα για ολόκληρη την εβδομάδα.

Δελτίο τύπου ή πρότυπο βιογραφικού- Ένα μικρό πρότυπο για τη δημιουργία ενός δελτίου τύπου σχετικά με το νέο προϊόν ή την υπηρεσία σας. Υπάρχουν διάφοροι τύποι σχεδίων, καθώς και λεπτομερείς οδηγίες για τον τρόπο προσαρμογής και δημιουργίας ενός αποτελεσματικού βιογραφικού ή εγγράφου περιγραφής προϊόντος.

Κατά την αποστολή ενός φαξ, είναι πολύ συνηθισμένο να δημιουργείτε ένα συνοδευτικό φύλλο με στοιχεία επικοινωνίας, όνομα παραλήπτη, αριθμούς τηλεφώνου και άλλες πληροφορίες. Αυτό το απλό πρότυπο θα επιταχύνει τη σύνταξη ενός φαξ επειδή... Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κατεβάσετε και να συμπληρώσετε ένα τυπωμένο αντίγραφο.

Πρότυπα για το Microsoft Excel

Τα περισσότερα πρότυπα του Excel σχετίζονται με τα οικονομικά, επομένως δεν θα ήταν βολικό να παραθέσουμε τις σπάνιες δυνατότητες κάθε προτύπου ξεχωριστά. Εάν ομαδοποιήσετε όλα τα πρότυπα σε αυτό το θέμα, τότε το 90% θα αποτελείται από πίνακες με έγχρωμες επικεφαλίδες, πεδία για την παρακολούθηση του προϋπολογισμού και διάφορα πρόσθετα τμήματα για την αποτελεσματική διαχείριση του κόστους, των κερδών και άλλων οικονομικών πληροφοριών. Αυτά τα πρότυπα είναι κατάλληλα για όλους όσους χρησιμοποιούν το Excel για τον υπολογισμό της προσφοράς χρήματος.

Τα πιο βολικά πρότυπα που βρήκαμε παρατίθενται παρακάτω:

Τώρα παραθέτουμε αρκετές προετοιμασίες για άλλα θέματα:

Ένας απλός αλλά πολύ βολικός πίνακας για την καταγραφή των καθημερινών εργασιών. Είναι δυνατό να φιλτράρετε κατά κατάσταση, προτεραιότητα, ημερομηνία ή όνομα. Κατάλληλο για όσους τους αρέσει να γράφουν πράγματα σε χαρτί, προσθέτοντάς τα οπουδήποτε, όχι μόνο δίπλα στην οθόνη του υπολογιστή. Μπορούν να προστεθούν πρόσθετες στήλες ανάλογα με τις ανάγκες.

Ένα δωρεάν πρότυπο παρόμοιου τύπου, με έναν βολικό πίνακα όπως το πρότυπο της λίστας εργασιών. Διάφορες στήλες και πίνακες, ταξινόμηση κατά κατηγορίες, επώνυμα, ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας και άλλα κελιά. Απλό, βολικό, οπτικό και χρειάζεται πολύ λίγο χρόνο για να το συμπληρώσετε.

Το πρότυπο θα σας επιτρέψει να προγραμματίσετε εργασίες για αρκετές ημέρες ή μια ολόκληρη εβδομάδα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό με ένα πρότυπο λίστας εργασιών ως προσθήκη. Μια πολύ χρήσιμη προετοιμασία για όσους πρέπει να διαχειριστούν σωστά τον ελεύθερο και εργάσιμο χρόνο τους.

Ακολουθεί η σύντομη λίστα μας με δωρεάν πρότυπα για Microsoft Word και Excel. Ελπίζουμε ότι το άρθρο θα σας βοηθήσει να χρησιμοποιήσετε αυτά τα προγράμματα γραφείου ακόμα πιο αποτελεσματικά και να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας ακόμα πιο γρήγορα και καλύτερα.

Εάν εργάζεστε συχνά στο MS Word, η αποθήκευση ενός εγγράφου ως πρότυπο πιθανότατα θα σας ενδιαφέρει. Έτσι, η ύπαρξη ενός αρχείου προτύπου με μορφοποίηση, πεδία και άλλες παραμέτρους που ορίζετε μπορεί να απλοποιήσει και να επιταχύνει σημαντικά τη ροή εργασίας.

Ένα πρότυπο που δημιουργείται στο Word αποθηκεύεται σε μορφές DOT, DOTX ή DOTM. Το τελευταίο επιτρέπει την εργασία με μακροεντολές.

Δείγμαείναι ένας ειδικός τύπος εγγράφου όταν ανοίγει και στη συνέχεια τροποποιείται, δημιουργείται ένα αντίγραφο του αρχείου. Το πρωτότυπο (πρότυπο) έγγραφο παραμένει αμετάβλητο, όπως και η θέση του στο δίσκο.

Ως παράδειγμα του τι μπορεί να είναι ένα πρότυπο εγγράφου και γιατί είναι απαραίτητο, μπορείτε να δώσετε ένα επιχειρηματικό σχέδιο. Τα έγγραφα αυτού του τύπου δημιουργούνται αρκετά συχνά στο Word, επομένως χρησιμοποιούνται επίσης αρκετά συχνά.

Έτσι, αντί να δημιουργείτε εκ νέου τη δομή του εγγράφου κάθε φορά, να επιλέγετε κατάλληλες γραμματοσειρές, στυλ σχεδίασης και να ορίζετε μεγέθη περιθωρίου, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο με τυπική διάταξη. Συμφωνώ, αυτή η προσέγγιση στη δουλειά είναι πολύ πιο ορθολογική.

Ένα έγγραφο που είναι αποθηκευμένο ως πρότυπο μπορεί να ανοίξει και να συμπληρωθεί με τα απαραίτητα δεδομένα και κείμενο. Ταυτόχρονα, αποθηκεύοντάς το στις μορφές DOC και DOCX για το Word, το έγγραφο προέλευσης (το πρότυπο που δημιουργήθηκε) θα παραμείνει αμετάβλητο, όπως αναφέρθηκε παραπάνω.

Τα περισσότερα από τα πρότυπα που μπορεί να χρειαστείτε για να εργαστείτε με έγγραφα στο Word βρίσκονται στον επίσημο ιστότοπο (). Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας πρότυπα στο πρόγραμμα, καθώς και να τροποποιήσετε τα υπάρχοντα.

Σημείωση:Ορισμένα από τα πρότυπα είναι ήδη ενσωματωμένα στο πρόγραμμα, αλλά μερικά από αυτά, αν και εμφανίζονται στη λίστα, βρίσκονται στην ιστοσελίδα του Office.com. Αφού κάνετε κλικ σε ένα τέτοιο πρότυπο, θα ληφθεί αμέσως από τον ιστότοπο και θα είναι διαθέσιμο για χρήση.

Δημιουργήστε το δικό σας πρότυπο

Ο ευκολότερος τρόπος για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός προτύπου είναι με ένα κενό έγγραφο, το οποίο μπορείτε να ανοίξετε απλά εκκινώντας το Word.

Εάν χρησιμοποιείτε μία από τις πιο πρόσφατες εκδόσεις του MS Word, όταν ανοίξετε το πρόγραμμα θα εμφανιστεί μια αρχική σελίδα στην οποία μπορείτε ήδη να επιλέξετε ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα. Αυτό που είναι ιδιαίτερα ευχάριστο είναι ότι όλα ταξινομούνται εύκολα σε θεματικές κατηγορίες.

Ωστόσο, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μόνοι σας, επιλέξτε "Νέο έγγραφο". Θα ανοίξει ένα τυπικό έγγραφο με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του. Αυτές οι παράμετροι μπορούν να είναι είτε μέσω προγραμματισμού (ορίζονται από προγραμματιστές) είτε να δημιουργηθούν από εσάς (εάν είχατε αποθηκεύσει προηγουμένως ορισμένες τιμές ως προεπιλεγμένες).

Χρησιμοποιώντας τα μαθήματά μας, κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο, το οποίο αργότερα θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο.

Εκτός από την εκτέλεση των παραπάνω βημάτων, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα υδατογράφημα, υδατογραφήματα ή οποιαδήποτε γραφικά ως προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για το έγγραφο που θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο. Ό,τι αλλάζετε, προσθέτετε και αποθηκεύετε στο μέλλον θα υπάρχουν σε κάθε έγγραφο που δημιουργείται με βάση το πρότυπό σας.

Μαθήματα για την εργασία με το Word:

Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές, ορίσετε τις προεπιλεγμένες παραμέτρους στο μελλοντικό πρότυπο, πρέπει να το αποθηκεύσετε.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο"(ή "MS office", εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Word).

3. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος αρχείου"επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο προτύπου:

Πρότυπο Word (*.dotx): ένα κανονικό πρότυπο, συμβατό με όλες τις εκδόσεις του Word παλαιότερες από το 2003.

Πρότυπο Word με υποστήριξη μακροεντολών (*.dotm): όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτός ο τύπος προτύπου υποστηρίζει εργασία με μακροεντολές.

Πρότυπο Word 97 - 2003 (*.dot): συμβατό με παλαιότερες εκδόσεις του Word 1997 - 2003.

4. Ορίστε το όνομα του αρχείου, καθορίστε τη διαδρομή για να το αποθηκεύσετε και κάντε κλικ "Αποθηκεύσετε".

5. Το αρχείο που δημιουργήσατε και ρυθμίσατε θα αποθηκευτεί ως πρότυπο στη μορφή που καθορίσατε. Τώρα μπορείτε να το κλείσετε.

Δημιουργήστε ένα πρότυπο από ένα υπάρχον έγγραφο ή ένα τυπικό πρότυπο

1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο MS Word, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο"και επιλέξτε "Δημιουργώ".

Σημείωση:Στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Word, όταν ανοίγει ένα κενό έγγραφο, προσφέρεται αμέσως στον χρήστη μια λίστα με διατάξεις προτύπων βάσει των οποίων μπορεί να δημιουργηθεί ένα μελλοντικό έγγραφο. Εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλα τα πρότυπα, επιλέξτε κατά το άνοιγμα "Νέο έγγραφο"και ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στο σημείο 1.

2. Επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο στην ενότητα "Διαθέσιμα πρότυπα".

Σημείωση:Στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Word, δεν χρειάζεται να επιλέξετε τίποτα, μια λίστα με τα διαθέσιμα πρότυπα εμφανίζεται αμέσως αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Δημιουργώ", ακριβώς πάνω από τα πρότυπα υπάρχει μια λίστα με τις διαθέσιμες κατηγορίες.

3. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο χρησιμοποιώντας τις συμβουλές και τις οδηγίες μας που παρουσιάστηκαν στην προηγούμενη ενότητα του άρθρου (Δημιουργία του δικού σας προτύπου).

Σημείωση:Για διαφορετικά πρότυπα, στυλ κειμένου που είναι διαθέσιμα από προεπιλογή και παρουσιάζονται στην καρτέλα "Σπίτι"στην Ομάδα “Στυλ”, μπορεί να είναι διαφορετικά και αισθητά διαφορετικά από αυτά που έχετε συνηθίσει να βλέπετε σε ένα τυπικό έγγραφο.

Συμβουλή:Επωφεληθείτε από τα διαθέσιμα στυλ για να κάνετε το μελλοντικό σας πρότυπο πραγματικά μοναδικό, σε αντίθεση με άλλα έγγραφα. Φυσικά, κάντε αυτό μόνο εάν δεν περιορίζεστε από τις απαιτήσεις του εγγράφου.

4. Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στο έγγραφο, κάντε όλες τις ρυθμίσεις που θεωρείτε απαραίτητες, αποθηκεύστε το αρχείο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο"και επιλέξτε "Αποθήκευση ως".

5. Στην ενότητα "Τύπος αρχείου"επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο προτύπου.

6. Ορίστε ένα όνομα για το πρότυπο, καθορίστε μέσω "Αγωγός" ("Ανασκόπηση") διαδρομή για να το αποθηκεύσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθηκεύσετε".

7. Το πρότυπο που δημιουργείτε με βάση το υπάρχον θα αποθηκευτεί μαζί με τυχόν αλλαγές που κάνατε. Αυτό το αρχείο μπορεί πλέον να κλείσει.

Προσθήκη δομικών στοιχείων σε ένα πρότυπο

Τα δομικά στοιχεία είναι τα επαναχρησιμοποιήσιμα στοιχεία που περιέχονται σε ένα έγγραφο, καθώς και εκείνα τα στοιχεία του εγγράφου που αποθηκεύονται σε μια συλλογή και είναι διαθέσιμα για χρήση ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να αποθηκεύσετε και να διανείμετε δομικά στοιχεία χρησιμοποιώντας πρότυπα.

Έτσι, χρησιμοποιώντας τυπικά μπλοκ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο αναφοράς που θα περιέχει συνοδευτικές επιστολές δύο ή περισσότερων τύπων. Ταυτόχρονα, κατά τη δημιουργία μιας νέας αναφοράς με βάση αυτό το πρότυπο, άλλοι χρήστες θα μπορούν να επιλέξουν οποιονδήποτε από τους διαθέσιμους τύπους.

1. Δημιουργήστε, αποθηκεύστε και κλείστε το πρότυπο που δημιουργήσατε λαμβάνοντας υπόψη όλες τις απαιτήσεις. Σε αυτό το αρχείο θα προστεθούν τυπικά μπλοκ, τα οποία αργότερα θα είναι διαθέσιμα σε άλλους χρήστες του προτύπου που δημιουργήσατε.

2. Ανοίξτε το πρότυπο έγγραφο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε δομικά στοιχεία.

3. Δημιουργήστε τα απαραίτητα δομικά στοιχεία, τα οποία αργότερα θα είναι διαθέσιμα σε άλλους χρήστες.

Σημείωση:Κατά την εισαγωγή πληροφοριών στο πλαίσιο διαλόγου «Δημιουργία νέου οικοδομικού τετραγώνου»εισάγετε στη γραμμή “Αποθήκευση σε”το όνομα του προτύπου στο οποίο πρέπει να προστεθούν (αυτό είναι το αρχείο που δημιουργήσατε, αποθηκεύσατε και κλείσατε σύμφωνα με την πρώτη παράγραφο αυτής της ενότητας του άρθρου).

Το πρότυπο που δημιουργήσατε, που περιέχει τα δομικά στοιχεία, μπορεί πλέον να μοιραστεί με άλλους χρήστες. Τα ίδια τα μπλοκ, που αποθηκεύονται με αυτό, θα είναι διαθέσιμα στις καθορισμένες συλλογές.

Προσθήκη στοιχείων ελέγχου περιεχομένου σε ένα πρότυπο

Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις όπου θέλετε να δώσετε στο πρότυπό σας και σε όλα τα περιεχόμενά του κάποια ευελιξία. Για παράδειγμα, ένα πρότυπο μπορεί να περιέχει μια αναπτυσσόμενη λίστα που δημιουργήθηκε από τον συγγραφέα. Για τον ένα ή τον άλλο λόγο, αυτή η λίστα μπορεί να μην ταιριάζει σε άλλον χρήστη που τυχαίνει να συνεργάζεται με αυτήν.

Εάν ένα τέτοιο πρότυπο περιέχει στοιχεία ελέγχου περιεχομένου, ο δεύτερος χρήστης θα μπορεί να προσαρμόσει τη λίστα ανάλογα με τον εαυτό του, αφήνοντάς την αμετάβλητη στο ίδιο το πρότυπο. Για να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου περιεχομένου στο πρότυπό σας, πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα "Προγραμματιστής"στο MS Word.

1. Ανοίξτε το μενού "Αρχείο"(ή "MS office"σε παλαιότερες εκδόσεις του προγράμματος).

2. Ανοίξτε την ενότητα "Επιλογές"και επιλέξτε το αντικείμενο εκεί “Προσαρμογή της κορδέλας”.

3. Στην ενότητα "Κύριες καρτέλες"επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο "Προγραμματιστής". Για να κλείσετε το παράθυρο, κάντε κλικ "ΕΝΤΑΞΕΙ".

4. Καρτέλα "Προγραμματιστής"θα εμφανιστεί στον πίνακα ελέγχου του Word.

Προσθήκη στοιχείων ελέγχου περιεχομένου

1. Στην καρτέλα "Προγραμματιστής"κάντε κλικ στο κουμπί "Λειτουργία σχεδίασης"που βρίσκεται στην ομάδα «Έλεγχοι”.

Εισαγάγετε τα απαραίτητα στοιχεία ελέγχου στο έγγραφο επιλέγοντάς τα από αυτά που παρουσιάζονται στην ομώνυμη ομάδα:

Πλούσιο κείμενο;
Απλό κείμενο;
Σχέδιο;
Συλλογή οικοδομικών τετραγώνων;
Combo box?
Αναπτυσσόμενη λίστα.
Επιλογή ημερομηνίας.
Πλαίσιο ελέγχου.
Επαναλαμβανόμενη ενότητα.

Προσθέστε επεξηγηματικό κείμενο σε ένα πρότυπο

Μπορείτε να κάνετε το πρότυπο πιο φιλικό προς τον χρήστη προσθέτοντας επεξηγηματικό κείμενο στο έγγραφο. Εάν είναι απαραίτητο, το προεπιλεγμένο επεξηγηματικό κείμενο μπορεί πάντα να αλλάξει στο στοιχείο ελέγχου περιεχομένου. Για να ορίσετε το προεπιλεγμένο επεξηγηματικό κείμενο για τους χρήστες που θα χρησιμοποιήσουν το πρότυπο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ενεργοποιήστε "Λειτουργία σχεδίασης"(αυτί "Προγραμματιστής", ομάδα "Έλεγχοι").

2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου περιεχομένου όπου θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε επεξηγηματικό κείμενο.

Σημείωση:Το επεξηγηματικό κείμενο είναι από προεπιλογή σε μικρά μπλοκ. Αν "Λειτουργία σχεδίασης"απενεργοποιημένο, αυτά τα μπλοκ δεν εμφανίζονται.

3. Αλλάξτε, μορφοποιήστε το εναλλακτικό κείμενο.

4. Απενεργοποιήστε "Λειτουργία σχεδίασης"πατώντας ξανά αυτό το κουμπί στον πίνακα ελέγχου.

5. Το επεξηγηματικό κείμενο θα αποθηκευτεί για το τρέχον πρότυπο.

Εδώ τελειώνουμε, από αυτό το άρθρο μάθατε τι είναι τα πρότυπα στο Microsoft Word, πώς να τα δημιουργείτε και να τα επεξεργάζεστε, καθώς και όλα όσα μπορείτε να κάνετε με αυτά. Αυτό είναι ένα πραγματικά χρήσιμο χαρακτηριστικό του προγράμματος, το οποίο απλοποιεί σημαντικά την εργασία μαζί του, ειδικά εάν όχι ένας, αλλά πολλοί χρήστες, για να μην αναφέρουμε μεγάλες εταιρείες, εργάζονται σε έγγραφα.

2.1.1.2. Πρότυπα εγγράφων Word 2007

Ολα τεκμηρίωση, τα οποία δημιουργούνται στο Word 2007, βασίζονται σε ορισμένα πρότυπο. Δείγμα(πρότυπο) είναι ένα πρότυπο για τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου, αποθηκεύει τα διάφορα στοιχεία που αποτελούν τη βάση ενός εγγράφου του Word. Με άλλα λόγια, τα πρότυπα ορίζουν τη βασική δομή ενός εγγράφου και περιέχουν ρυθμίσεις εγγράφου: γραμματοσειρές, αυτόματο κείμενο, μακροεντολές, ρυθμίσεις σελίδας, μορφοποίηση, στυλ κ.λπ.

Κατά τη διαδικασία δημιουργίας ενός εγγράφου, ένα πρότυπο προσαρτάται σε ένα έγγραφο και ορισμένα από τα στοιχεία του (για παράδειγμα, ρυθμίσεις σελίδας, στυλ) αντιγράφονται στο δημιουργημένο Έγγραφο από το πρότυπο, ενώ άλλα στοιχεία (για παράδειγμα, αυτόματο κείμενο και μακροεντολές) παραμένουν στο πρότυπο. Αλλά επειδή το πρότυπο είναι προσαρτημένο στο έγγραφο, το Έγγραφο μπορεί πάντα να έχει πρόσβαση σε αυτά τα στοιχεία προτύπου.

Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι προτύπων στο Word 2007:

γενικά ή καθολικά πρότυπα.
πρότυπα εγγράφων (εγκατεστημένα και προσαρμοσμένα) ή τοπικά πρότυπα.

Το Word 2007 χρησιμοποιεί πρότυπα με επεκτάσεις:

.dotm (μπορεί να περιέχει μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το γράμμα "m" υποδηλώνει μια μακροεντολή.
.dotx (χωρίς μακροεντολές ή προγράμματα), όπου το "x" βασίζεται σε XML (Extensible Markup Language).

Ένα γενικό ή καθολικό πρότυπο είναι ένα πρότυπο που φορτώνεται στο Microsoft Word στο παράθυρο Πρότυπα και πρόσθετα, το οποίο ανοίγει με την εντολή Developer/Document Template. Όλες οι μακροεντολές, τα στοιχεία λίστας AutoText, τα στυλ και οι συντομεύσεις πληκτρολογίου που είναι αποθηκευμένα σε ένα κοινό πρότυπο είναι διαθέσιμα σε οποιοδήποτε ανοιχτό έγγραφο, ακόμα κι αν αυτό το Έγγραφο βασίζεται σε άλλο πρότυπο.

Οποιοδήποτε Έγγραφο μπορεί να αναφέρεται σε οποιοδήποτε στοιχείο οποιουδήποτε προτύπου εάν αυτό το πρότυπο έχει φορτωθεί ως κοινόχρηστο από τον χρήστη. Ωστόσο, το κοινόχρηστο πρότυπο παραμένει φορτωμένο μόνο για τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου λειτουργίας και όταν βγείτε από την εφαρμογή Word 2007 και την εκκινήσετε ξανά, πρέπει να το φορτώσετε ξανά με μη αυτόματο τρόπο. Τέτοια κοινά πρότυπα βασίζονται σε περιόδους σύνδεσης και δεν είναι μόνιμα.

Για αυτόματη λήψη ενός κοινού προτύπου, πρέπει να τοποθετήσετε τη συντόμευση του στο φάκελο "Εκκίνηση" του φακέλου του Word, για παράδειγμα, C:\Documents and Settings\Admin\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP. Σε αυτήν την περίπτωση, το κοινό πρότυπο θα είναι σταθερό.

Πρότυπο Normal.dotm (τα αρχεία με την επέκταση .dotm σας επιτρέπουν να εκτελείτε μακροεντολές σε αρχεία) έχει σχεδιαστεί ειδικά για να χρησιμοποιείται ως γενικό ή καθολικό πρότυπο εφαρμογής που φορτώνεται αυτόματα κάθε φορά που εκκινείται το Word 2007, π.χ. είναι μόνιμη. Το καθολικό πρότυπο, που ονομάζεται "Νέο έγγραφο" και είναι αποθηκευμένο στο αρχείο Normal.dotm, είναι το βασικό πρότυπο.

Το Normal.dotm είναι ένα καθολικό πρότυπο για κάθε τύπο εγγράφου, είναι πάντα φορτωμένο και πάντα προσαρτημένο σε ανοιχτά έγγραφα.

Αυτό το βασικό πρότυπο μπορεί να θεωρηθεί ένα είδος κενού εγγράφου (δηλαδή χωρίς περιεχόμενο) με καθορισμένες ιδιότητες, βάσει του οποίου δημιουργούνται νέα Έγγραφα ή δημιουργούνται νέα πρότυπα. Το Normal.dotm δεν μπορεί να αλλάξει, αφού όλα βασίζονται σε αυτό τεκμηρίωσηκαι αυτό είναι όλο πρότυπα έγγραφα Λέξη 2007.

Το Normal.dotm μπορεί να αποθηκευτεί στους ακόλουθους καταλόγους: C:\Documents and Settings\Admin\Application Data\Microsoft\Templates (για Windows XP) ή C:\Users\Admin\App Data\Roaming\Microsoft\Templates (για Windows 7). Εκεί αποθηκεύονται και πρότυπα χρήστη, π.χ. που δημιουργήθηκε από τον ίδιο τον χρήστη, για παράδειγμα My_template.dotm, το οποίο είναι αντίγραφο ασφαλείας του Normal.dotm, ή Template_document.dotx και Template_document.dot, κ.λπ.

Τα πρότυπα εγγράφων είναι πρότυπα τυπικών εγγράφων με επέκταση .dotx, τα οποία δεν περιέχουν μακροεντολές και προγράμματα (τα αρχεία με τις επεκτάσεις .dotx και .docx δεν υποστηρίζουν μακροεντολές και επομένως δεν είναι επιρρεπή σε μόλυνση από ιούς μακροεντολών). Στο Word 2007, το σύνολο των τυπικών προτύπων εγγράφων ονομάζεται "Εγκατεστημένα πρότυπα". Τα "Εγκατεστημένα πρότυπα" εγκαθίστανται κατά την εγκατάσταση του Microsoft Office System 2007. Τα πρότυπα εγγράφων, όπως το Τυπικό φαξ, το Τυπικό γράμμα, στο παράθυρο διαλόγου Νέο έγγραφο, περιέχουν ρυθμίσεις που είναι διαθέσιμες μόνο για έγγραφα που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο.

Κατά τη δημιουργία ενός γράμματος με βάση το πρότυπο "Standard Letter", μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο οι ρυθμίσεις του τοπικού προτύπου "Standard Letter" όσο και οι ρυθμίσεις των γενικών προτύπων, αλλά το τοπικό έχει την υψηλότερη προτεραιότητα. Επιπλέον, μπορείτε να επισυνάψετε ένα πρότυπο άλλου εγγράφου σε ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε με βάση ένα πρότυπο. Για να το κάνετε αυτό, στο πλαίσιο διαλόγου "Πρότυπα και πρόσθετα", κάντε κλικ στο κουμπί Επισύναψη και επιλέξτε το απαιτούμενο πρότυπο.

Τα εγκατεστημένα τυπικά πρότυπα εγγράφων (με την επέκταση .dotx) αποθηκεύονται στους ακόλουθους καταλόγους:

C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 - στα Αγγλικά.
C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049 - στα ρωσικά.

Επιπλέον, στο Word 2007 μπορείτε να χρησιμοποιήσετε «προσαρμοσμένα πρότυπα», τα οποία εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου «Δημιουργία» στην καρτέλα «Τα πρότυπά μου» (Εικ. 2.1.2.1). Τα πρότυπα χρήστη είναι πρότυπα για τυπικά έγγραφα που ο χρήστης δημιουργεί και αποθηκεύει ανεξάρτητα σε έναν υπολογιστή. Προσαρμοσμένα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν από πρότυπα (καθολικά και τοπικά) ή από υπάρχοντα έγγραφα.

Ρύζι. 2.1.2.1

Για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Office" και να επιλέξετε την εντολή Δημιουργία. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου «Δημιουργία εγγράφου» (Εικ. 2.1.2.2), στο αριστερό μέρος του οποίου εμφανίζονται ομάδες προτύπων.

Ρύζι. 2.1.2.2

Η ομάδα Κενό και Πρόσφατο εμφανίζει τα κενά πρότυπα Νέο έγγραφο (Normal.dotm) και Νέα ανάρτηση ιστολογίου. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο ή ένα προσαρμοσμένο πρότυπο από το πρότυπο Νέο έγγραφο. Για να ξεκινήσετε με ιστολόγια χρησιμοποιώντας το πρότυπο Νέα ανάρτηση ιστολογίου, πρέπει να εγγραφείτε για λογαριασμό ιστολογίου.

Όταν χρησιμοποιείτε την ομάδα "Εγκατεστημένα πρότυπα" για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, ανοίγει ένα σύνολο (συλλογή μικρογραφιών) τυπικών προτύπων εγγράφων.

Εάν χρησιμοποιείτε την ομάδα «Τα πρότυπά μου» για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο, ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία (Εικ. 2.1.2.1), στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε ένα κενό «Νέο έγγραφο» (Normal.dotm) ή «προσαρμοσμένα πρότυπα». .

Κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου ή προσαρμοσμένου προτύπου με βάση την ομάδα "Από ένα υπάρχον έγγραφο", ανοίγει το παράθυρο "Δημιουργία από ένα υπάρχον έγγραφο", στο οποίο πρέπει να επιλέξετε το κατάλληλο Έγγραφο για το δείγμα.

Ενότητα Microsoft Office Online. Εάν έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο, μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων από το Microsoft Office Online για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο ή προσαρμοσμένο πρότυπο.

Κατά τη δημιουργία προσαρμοσμένων προτύπων, καλό είναι να τα αποθηκεύετε στο φάκελο (Εικ. 2.1.2.3) Αξιόπιστα πρότυπα (Πρότυπα) σε μορφή dotx.

Ρύζι. 2.1.2.3

Ίσως είναι χρήσιμο να διαβάσετε: